Formalności po śmierci bliskiej osoby: co zrobić, kiedy i gdzie, krok po kroku

Po śmierci bliskiej osoby w pierwszych dniach pilne są tylko trzy sprawy: karta zgonu od lekarza, przekazanie ciała zakładowi pogrzebowemu i zgłoszenie zgonu w urzędzie stanu cywilnego w ciągu 3 dni od wystawienia karty, co zwykle robi zakład pogrzebowy. ZUS, bank, polisę i umowy załatwia się w kolejnych tygodniach, a sprawa spadkowa nie ma terminu. Nieprzekraczalne są głównie dwa terminy: 6 miesięcy na odrzucenie spadku i 12 miesięcy na zasiłek pogrzebowy.

Ta strona jest mapą całości: każdy etap dostaje tu kilka zdań i link do przewodnika, który prowadzi przez niego krok po kroku. Jeśli czytasz to w pierwszych godzinach, zacznij od artykułu o pierwszych 72 godzinach po śmierci i wróć tu za kilka dni.

Formalności po śmierci w jednym miejscu

Od kiedy biegnie każdy termin i co grozi po jego upływie, zebraliśmy w artykule ile czasu na formalności po śmierci.

Kto się tym zajmuje

Prawo nie wyznacza jednej osoby, która „załatwia wszystko”. Pogrzeb i zgłoszenie zgonu może przejąć najbliższa rodzina, ale bank, ZUS, ubezpieczyciel i notariusz rozmawiają z konkretnymi osobami: z tym, kto zapłacił za pogrzeb, z osobą uposażoną w polisie, ze spadkobiercami. Upoważnienie do konta, które zmarły dał komuś za życia, wygasło w chwili śmierci.

Najlepiej działa podział na jedną osobę, która prowadzi listę i kalendarz, i kilka osób, które mają prawo załatwić poszczególne sprawy. Jak to rozdzielić i co robić, gdy rodzina się nie zgadza, wyjaśnia artykuł o tym, kto załatwia formalności po śmierci.

Pierwsze dni: karta zgonu, akt zgonu, pogrzeb

Karta zgonu. Wystawia ją bezpłatnie lekarz, który stwierdził zgon: w szpitalu lub hospicjum lekarz prowadzący albo dyżurny, w domu lekarz rodzinny albo lekarz pogotowia. Przy zgonie nagłym lub w niewyjaśnionych okolicznościach najpierw działają policja i prokurator. Bez karty zgonu nie ruszy żadna kolejna formalność.

Akt zgonu. Zgon zgłasza się w USC właściwym dla miejsca śmierci w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu. Najczęściej robi to zakład pogrzebowy na podstawie upoważnienia. Pierwszy odpis skrócony aktu zgonu jest bezpłatny, każdy kolejny kosztuje 22 zł, a odpis zupełny 33 zł. Odpis potrzebny do spraw w ZUS lub KRUS jest zwolniony z opłaty. Na start zwykle wystarczą 3-4 odpisy skrócone, a lista instytucji, które ich zażądają, jest w artykule o karcie zgonu i akcie zgonu.

Pogrzeb. W ciągu 72 godzin od zgonu ciało powinno opuścić mieszkanie i trafić do zakładu pogrzebowego lub kostnicy. Sam pogrzeb może odbyć się później. Najprościej powierzyć organizację jednemu zakładowi i od razu ustalić, które formalności bierze na siebie. Rachunki niech będą wystawione na Twoje nazwisko, bo na ich podstawie dostaniesz zasiłek pogrzebowy i zwrot kosztów z konta zmarłego.

Czego w tych dniach nie robić i jak zabezpieczyć dokumenty zmarłego, opisuje polecany na początku przewodnik po pierwszych 72 godzinach.

Pierwsze tygodnie: ZUS, bank, polisa, pracodawca

ZUS lub KRUS. Emerytura lub renta za miesiąc śmierci należy się w całości. Świadczenie, które wpłynie za kolejny miesiąc, jest nienależne i ZUS upomni się o jego zwrot. Dwa wnioski warto złożyć szybko:

• renta rodzinna (ERR): złożona w miesiącu śmierci albo w następnym daje rentę od dnia śmierci, złożona później dopiero od miesiąca złożenia, bez wyrównania. Szczegóły w artykule o rencie rodzinnej,
• zasiłek pogrzebowy: 7 000 zł od 1 stycznia 2026 r. dla osoby, która pokryła koszty pogrzebu. Wniosek trzeba złożyć w ciągu 12 miesięcy od śmierci. Kto może wystąpić i z jakimi dokumentami, wyjaśnia artykuł o zasiłku pogrzebowym.

Bank. Bank rozmawia z trzema rodzajami osób: z tą, która przyniesie faktury za pogrzeb (zwrot kosztów z rachunku zmarłego), z osobami wskazanymi w dyspozycji wkładem na wypadek śmierci i ze spadkobiercami, którzy mają już dokument potwierdzający dziedziczenie. Każdą z tych dróg opisuje artykuł o koncie bankowym po śmierci właściciela, a czym dyspozycja różni się od testamentu, przewodnik o dyspozycjach na wypadek śmierci.

Ubezpieczyciel. Na zgłoszenie roszczenia z polisy na życie nie ma terminu, jest tylko 3-letnie przedawnienie. Ubezpieczyciel wypłaca w ciągu 30 dni od zgłoszenia, więc im wcześniej je złożysz, tym szybciej rodzina dostanie pieniądze. Świadczenie dla osoby uposażonej nie wchodzi do spadku, co wyjaśniamy w artykule polisa na życie a spadek.

Pracodawca zmarłego. Niewypłacone wynagrodzenie, ekwiwalent za urlop i odprawa pośmiertna nie idą do spadku. Dostają je w równych częściach małżonek i inne osoby uprawnione do renty rodzinnej, a do spadku trafiają dopiero wtedy, gdy takich osób nie ma.

Urząd skarbowy. Rodzina nie składa PIT za zmarłego. Urząd rozlicza go sam i przysyła spadkobiercom pismo. Od jego otrzymania jest 30 dni na wskazanie ulg.

Pierwszy miesiąc: umowy i rachunki

Żadna umowa zmarłego nie wygasa sama. Sprzedawca prądu, operator telefonu ani platforma streamingowa nie dowiadują się o śmierci z urzędu i wystawiają faktury, dopóki ktoś nie prześle im aktu zgonu. Zaległości z tego okresu obciążają spadek.

Do rozwiązania umowy z powodu śmierci wystarczy krótkie pismo z kopią odpisu aktu zgonu. Jeśli ktoś zostaje w mieszkaniu, umów na media się nie rozwiązuje, tylko przepisuje je na nowego użytkownika.

Wzór pisma, listę umów do sprawdzenia i umowy, których nie warto rozwiązywać pochopnie, znajdziesz w artykule o tym, jak rozwiązać umowy po śmierci.

Pierwsze miesiące: spadek

Potwierdzenie dziedziczenia. Można to zrobić na dwa sposoby:

• u notariusza: akt poświadczenia dziedziczenia, szybki, ale wymaga obecności wszystkich spadkobierców, zgodnych co do tego, kto dziedziczy,
• w sądzie: postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, gdy ktoś nie może albo nie chce przyjść do notariusza lub gdy jest spór.

Sprawa spadkowa nie ma terminu. Bez dokumentu dziedziczenia nie sprzedasz jednak mieszkania, nie przerejestrujesz auta i nie odbierzesz pieniędzy z banku. Obie drogi porównujemy w artykule o stwierdzeniu nabycia spadku. Co potem dzieje się z majątkiem, który spadkobiercy mają wspólnie, wyjaśnia przewodnik po dziale spadku.

Odrzucenie spadku: 6 miesięcy. Termin liczy się od dnia, w którym spadkobierca dowiedział się o swoim powołaniu, czyli dla dzieci i małżonka zwykle od dnia śmierci. Ma znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy zmarły zostawił długi. Procedurę opisujemy w artykule o odrzuceniu spadku z długami.

SD-Z2: też 6 miesięcy, ale liczonych inaczej. Zgłoszenie SD-Z2 zwalnia najbliższą rodzinę z podatku od spadku. Termin biegnie od potwierdzenia dziedziczenia, nie od śmierci, z wyjątkiem pieniędzy z dyspozycji bankowej. Szczegóły w artykule o podatku od spadków i SD-Z2.

Majątek i zobowiązania zmarłego

Rodzina nie zawsze wie, co zmarły miał i komu był winien. Po potwierdzeniu dziedziczenia można złożyć w dowolnym banku wniosek do Centralnej informacji o rachunkach i sprawdzić, gdzie zmarły miał konta. Gdzie szukać reszty majątku, piszemy w artykule o tym, jak odnaleźć majątek po zmarłym.

Osobnych kroków wymagają:

• kredyt i hipoteka: kredyt nie wygasa ze śmiercią, a raty biegną dalej. Zanim rodzina cokolwiek zdecyduje, trzeba ustalić, czy kredyt miał ubezpieczenie na życie, czy był współkredytobiorca albo poręczyciel i czy majątek zmarłego jest wart więcej niż jego długi. Zobacz kredyt i hipoteka po śmierci kredytobiorcy,
• pieniądze z OFE i subkonta w ZUS: nie przepadają, ale ZUS i fundusz nie wypłacają ich z urzędu. Połowa środków zgromadzonych w czasie małżeństwa trafia do małżonka, resztę dostają osoby wskazane przez zmarłego, a gdy nikogo nie wskazał, spadkobiercy. Opisujemy to w artykule o pieniądzach z OFE i subkonta ZUS po śmierci,
• PPK, IKE i IKZE: środki trafiają do osób wskazanych przez zmarłego, poza spadkiem; bez wskazania wchodzą do spadku. Zobacz PPK, IKE i IKZE po śmierci,
• samochód: OC przechodzi na spadkobierców, ale nie odnawia się samo, a na przerejestrowanie jest 60 dni od dokumentu dziedziczenia. Zobacz samochód po śmierci właściciela,
• mieszkanie komunalne lub wynajmowane: najem nie wchodzi do spadku, a w umowę z mocy prawa wstępują bliscy, którzy mieszkali ze zmarłym. Zobacz mieszkanie komunalne i najem po śmierci najemcy.

Konta cyfrowe i dokumenty

Część faktur, umów i polis istnieje tylko w skrzynce e-mail, w telefonie albo w bankowości internetowej zmarłego. Google, Apple i Meta mają własne procedury dla rodziny, opisane w artykule o kontach Google, Facebook i Apple po śmierci.

W kolejnych tygodniach najczęściej potrzebne są:

• odpisy aktu zgonu (kilka egzemplarzy),
• dowód osobisty i PESEL zmarłego,
• akty stanu cywilnego potwierdzające pokrewieństwo: akt małżeństwa, akty urodzenia,
• polisy ubezpieczeniowe i numery rachunków,
• umowy kredytowe, najmu i o pracę,
• testament, jeśli istnieje,
• rachunki za pogrzeb.

Gdzie ich szukać i jak je uporządkować, opisuje poradnik o zarządzaniu dokumentami po śmierci.

Co można przygotować zawczasu

Większość trudności w tej liście nie wynika z samych procedur, tylko z braku informacji: rodzina nie wie, gdzie są polisy, w których bankach konta, czy istnieje testament i kogo zmarły wskazał jako uposażonego. Sejf Życia powstał po to, żeby te informacje były w jednym, zaszyfrowanym miejscu, z kontrolowanym dostępem dla zaufanych osób.

Generator instrukcji awaryjnej dla bliskich pozwala zostawić rodzinie listę instytucji, polis i kont oraz wskazać, kto ma się czym zająć. Quiz gotowości rodzinnej pokazuje, czy Twoi bliscy wiedzieliby dziś, od czego zacząć.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach spadkowych i podatkowych, zwłaszcza przy kilku spadkobiercach, małoletnich dzieciach albo długach, warto skonsultować się z notariuszem lub prawnikiem.