Czy skan dokumentu ma jakąkolwiek wartość, skoro to nie oryginał?

Ma, choć oryginału nie zastąpi. Skan daje Ci dane z dokumentu wtedy, gdy oryginału nie masz: serię i numer dowodu, PESEL, numer polisy. Z nim szybciej zastrzeżesz zgubiony dowód i zamówisz nowy. Urząd, sąd czy notariusz przy formalnej czynności może jednak zażądać oryginału, odpisu albo kopii poświadczonej.

Co daje skan

Skan to przede wszystkim dane, które masz pod ręką, gdy oryginału nie ma. Po kradzieży portfela do zastrzeżenia dowodu w banku i do zgłoszenia utraty potrzebujesz serii i numeru dokumentu, a tego mało kto pamięta. Ze skanu odczytasz je w minutę, tak samo jak numer polisy przy zgłoszeniu szkody czy numer repertorium aktu notarialnego, gdy zamawiasz wypis. Kolejność kroków po utracie dowodu opisujemy w poradniku zgubiony lub skradziony dowód osobisty.

Czego skan nie zastąpi

Skan, zdjęcie i kserokopia są tylko odwzorowaniem dokumentu. Nie potwierdzają, że treść nie została zmieniona, więc przy formalnych czynnościach w urzędzie, sądzie, u notariusza czy w banku często potrzebny jest oryginał, odpis z instytucji, która dokument prowadzi, albo kopia poświadczona za zgodność z oryginałem. Skan wydrukowany w domu taką kopią się nie staje.

Komu nie wysyłać skanu dowodu

Skan dowodu zawiera imię i nazwisko, PESEL, serię i numer dokumentu oraz wizerunek. Urząd Ochrony Danych Osobowych uznaje ich ujawnienie za wysokie ryzyko, bo w rękach oszusta mogą posłużyć do kradzieży tożsamości albo wyłudzenia pożyczki.

Według UODO najczęściej wystarcza okazanie dowodu do wglądu. Bank czy inna instytucja finansowa może zrobić kopię tylko wtedy, gdy wymagają tego środki przewidziane w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, i musi to najpierw ocenić. W 2025 r. UODO nałożył na ING Bank Śląski ponad 18 mln zł kary za skanowanie dowodów klientów bez takiej oceny. Gdy ktoś prosi o skan, zapytaj o cel i podstawę prawną.

Gdzie trzymać skany

Skan, który został w załączniku maila albo w galerii telefonu, jest czytelny dla każdego, kto przejmie to konto. Bezpieczniejsze jest jedno zaszyfrowane miejsce, do którego dostęp masz Ty i osoby, które wskażesz. Jak zrobić kopie i gdzie je trzymać, piszemy w artykule jak nie stracić ważnych dokumentów.