Kamil Wierzbicki 
Zgubiony akt notarialny, zalany dysk z wynikami badań, polisa, której nikt nie może znaleźć akurat wtedy, gdy trzeba zgłosić szkodę. Odtworzenie takich dokumentów kosztuje czas, pieniądze i nerwy, a części z nich nie da się odtworzyć wcale.
1. Wyznacz jedno, bezpieczne miejsce
Wszystkie ważne dokumenty powinny leżeć w jednym, konkretnym miejscu: w domu, w biurze albo w innym zaufanym miejscu. Ma być sucho, a osoby postronne nie powinny mieć do nich dostępu. Sprawdzi się sejf, szafa pancerna albo choćby zamykana szafka.
2. Zorganizuj dokumenty
Schowanie dokumentów to dopiero połowa pracy. Trzeba je jeszcze uporządkować: według sfery życia (finanse, zdrowie, majątek) albo według rodzaju (umowy, zaświadczenia, faktury). Kiedy coś będzie potrzebne w pośpiechu, nie trzeba będzie przekładać całej teczki.
Przy porządkowaniu od razu odsiej to, czego nie musisz już trzymać. Terminy przechowywania dokumentów są inne dla PIT-ów, inne dla rachunków za media i jeszcze inne dla umów.
3. Zadbaj o kopię zapasową
Nawet najlepiej schowany dokument może spłonąć albo zostać zalany. Dlatego przydaje się drugi egzemplarz: fizyczna kopia trzymana w innym miejscu albo wersja cyfrowa.
Wersja cyfrowa jest wygodniejsza. Wystarczy zeskanować lub sfotografować dokument i zapisać plik w bezpiecznym miejscu.
Na wypadek, gdyby trzeba było nagle opuścić dom, warto mieć osobną listę: dokumenty do plecaka ewakuacyjnego.
4. Gdzie przechowywać cyfrowe kopie?
Obawa przed trzymaniem dokumentów w internecie nie jest bezpodstawna. Popularne usługi chmurowe, takie jak Google Drive czy OneDrive, szyfrują dane, ale robią to po swojej stronie. Teoretycznie dostawca może więc mieć dostęp do Twoich plików.
Sejf Życia firmy Safe and Trust działa inaczej: dane są szyfrowane i odszyfrowywane wyłącznie na Twoim urządzeniu. Klucz szyfrujący tworzysz samodzielnie podczas zakładania konta i tylko Ty masz do niego dostęp.
Dokumenty można tam opisać i pogrupować w kategorie zrozumiałe dla bliskich, którym przyznasz dostęp. Wgląd w dane masz tylko Ty i osoby, które wskażesz, a cyfrowa kopia jest pod ręką niezależnie od tego, gdzie jesteś.
Więcej o tym, czym jest wirtualny sejf i jak działa oraz które dokumenty warto w nim przechowywać. Jak dobrze chronisz dziś skany i dane osobowe, sprawdzisz w quizie bezpieczeństwa dokumentów.
