Czy dokumenty mogą być dowodem w sądzie?

Tak. W sprawie cywilnej dokument urzędowy dowodzi tego, co organ w nim zaświadczył, a prywatny tego, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie. Zamiast oryginału można złożyć odpis poświadczony przez notariusza albo przez adwokata lub radcę prawnego prowadzącego sprawę, ale sąd może zażądać oryginału.

Ten wpis dotyczy spraw cywilnych, na przykład spadkowych czy rodzinnych. Sprawy karne i administracyjne mają własne przepisy.

Dokument urzędowy i dokument prywatny

Dokument urzędowy wystawia organ władzy publicznej w zakresie swojego działania, w przepisanej formie. Taki dokument, na przykład odpis aktu stanu cywilnego albo decyzja urzędu, stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Kto twierdzi, że jest nieprawdziwy, musi to udowodnić. Charakter dokumentu urzędowego mają też czynności notarialne, a wypis aktu notarialnego ma moc prawną oryginału.

Dokument prywatny, na przykład umowa, pokwitowanie albo list, dowodzi tylko tego, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie. Czy treść tego oświadczenia odpowiada rzeczywistości, sąd ocenia razem z pozostałymi dowodami, według własnego przekonania.

Oryginał, odpis poświadczony i zwykła kopia

Strona, która powołuje się w piśmie na dokument, musi na żądanie przeciwnika złożyć jego oryginał. Zamiast niego może złożyć odpis, którego zgodność z oryginałem poświadczył notariusz albo występujący w sprawie pełnomocnik będący adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym. Sąd może jednak zażądać oryginału, jeśli uzasadniają to okoliczności sprawy.

Gdy dokument jest w aktach urzędu, nie musisz zdobywać oryginału. Wystarczy odpis lub wyciąg urzędowo poświadczony przez ten urząd, a gdy strona nie może go uzyskać sama, sąd zażąda go od organu.

Zwykła kserokopia albo wydruk skanu nie jest odpisem poświadczonym. Jakie będzie miała znaczenie, rozstrzyga sąd, a druga strona może zażądać oryginału. Czy w Twojej sytuacji kopia wystarczy, oceni adwokat albo radca prawny.

Dokumenty elektroniczne

Kodeks cywilny definiuje dokument szeroko: jest nim nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Dokumentem może więc być również plik. Przepisy o dowodzie z dokumentów stosuje się do dokumentów zawierających tekst, z których da się ustalić wystawcę. Zdjęcie czy nagranie sąd bada, stosując odpowiednio przepisy o oględzinach i o dokumentach.

Oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym kodeks cywilny zrównuje z formą pisemną. W sądzie dowodzi tego samego co podpisany odręcznie: że osoba podpisująca złożyła zawarte w nim oświadczenie.

Dlaczego oryginały trzeba umieć odnaleźć

Fakt musi udowodnić ten, kto wywodzi z niego skutki prawne, a dowody wskazują same strony. Gdy zaginie dokument czynności, która wymagała formy pisemnej, przepisy dopuszczają w sporze między jej uczestnikami dowód ze świadków albo z przesłuchania stron.

Wypis aktu notarialnego czy odpis aktu stanu cywilnego da się zamówić ponownie: jak to zrobić, opisujemy w artykule o odpisie zgubionego aktu notarialnego. Umowy z drugą stroną, pokwitowania czy korespondencji nie odtworzy żadna instytucja. Ile lat je trzymać, podpowiada ściąga terminów przechowywania dokumentów.